もう3年近く前になりますが、こんな記事を書いてました。
今までの8年間ほど仕事経験の間で、”炎上案件”と言われるものに結構携わってきました。 仕事をするにあたって、SambaサーバにしろWebストレージにしろ、プロジェクト内で共有するファイル・フォルダというのが必ず存在しますが、
ぶっちゃけると、共有フォルダの中身見たら、案件が炎上するかどうかがわかります。
なぜか
共有フォルダは大体プロジェクトを管理する立場もしくはそこに近い人が作成します。
管理する立場の人が作っている場合は、その人の情報管理能力がわかりますので、直接的にプロジェクトの精度がわかります。
そうでない、指示された誰かが作っている場合も、適切に指示できているか・進め方がメンバーに伝わっているかがかわるので、もしおかしな状態担っている場合でも多少の成功の可能性はありますが、大体はダメになります。
チェックポイント
以下に記載しているのは、私からしてみれば全てアンチパターンです。皆さんもチェックしてみてください。
ファイル管理
- ファイル名と中身が一致しない
- ファイル名に対して、中身の情報が多い（ファイル名がおかしい）
- ファイル名に対して、中身の情報が少ない（ファイル名がおかしい）
- 同じ情報が複数の別ファイルに含まれている
- 「○○情報」「○○関連」みたいな名前がついてる（ファイルの作成単位が曖昧）
- 「全般」みたいな名前がついてる（ファイルの作成単位が曖昧）
フォルダ管理
- フォルダ名と中身が一致しない
- フォルダ内に並んでいるファイル・フォルダの粒度が違う（階層構造がおかしい）
- 「その他」フォルダがある（思考停止）
- そんなに増えるわけがない数だけのIDみたいなのが振られてる（階層構造を検討・推測できていない）
例：
「201_外部設計」 → ウォーターフォール開発に100以上も工程はない。
運用
- 新しい人がプロジェクトに入ってくるたびに、共有フォルダの構成を説明しなければならない（アクセス先のサーバや、Excelを使うかどうかなどドキュメント自体のルールだけ教えればいいのがベスト）
- 誰かに資料作成を依頼するときに、作成単位・保管先を具体的に指示できない（フォルダなどを準備できていない、情報管理能力がない）
なぜ共有フォルダがダメだと炎上するか
共有フォルダがダメだと、次のようなことが起こります。
- メンバーが情報を探すオーバーヘッドが増える（無駄な時間がかかって、本来の仕事の時間が減る）
- メンバーが情報を正しく管理しようというモチベーションが減る（1日が終わればいいや感が、特に他の会社から来ているメンバーに発生しやすい）
- メンバーが生み出す情報・成果物を把握しきれず、プロジェクト管理側もおざなりになり、大事な情報が共有されない（成果物の運用が近づくにつれトラブルが増える）
そのプロジェクトがダメになるどころか、そのプロジェクトで育った他のメンバーの育成も阻害されることになるので、よくないです。
大事な若い時間が、いらんおっさん（※）の尻拭いに消費されていく様を、幾度も見てきました。
※男性を限定して表現してますが、大体こんなプロジェクト運営になりやすいのは男性です。 性別による特性の違いも、プロジェクト運営には大事なわけです。
まとめると
私はいわゆる ”その他”警察 に該当すると思います。
ですが、警察の業務をこなすようにすると、自然とプロジェクトなりの全般を視界に収めることになるので、訓練にもなります。
みなさんもぜひ実践して、よりよい情報管理をして、ライバルに差をつけましょう。
